サブスクリプションの管理システムとは? 機能や選び方のポイント

サブスクリプションビジネスの運営では、サービスの拡充や顧客数の増加などによって運営管理業務が煩雑になり、効率化のために専用の管理システムが必要となることがあります。この記事では、サブスクリプション管理システムの機能や導入のメリット、選び方について解説します。

サブスクリプションビジネスの業務はとても煩雑

昨今、サブスクリプション型のビジネスが急速に普及しています。音楽や動画といった定額料金の個人向けサービスだけではなく、クラウドサービスなどの法人向けのサービスも増え、様々な業界がサブスクリプションビジネスに参入しています。

サブスクリプションビジネスとは、従来のようにモノを売るのではなく、モノを利用する権利を月額や年額などの料金で提供する形式のビジネスです。継続的なオプションのほか、その月だけ利用できるようなオプションもあります。
サービスの拡充などによってオプションの種類が増えれば増えるほど、顧客ごとの管理や決済など、個別の対応が必要となります。また、オプションの追加や削除、契約内容の変更などが行われる可能性があるため、その履歴をチェックする必要もあります。結果、課金や請求書発行などの業務が煩雑となる上、正確に処理する必要があることから作業に多くの手間と時間がかかることも少なくありません。

サブスクリプションビジネスの管理システムとは

そこで必要となってくるのが専用の管理システムです。
新しく始めたばかりのサービスであれば、顧客数がまだ多くないことから、使い慣れたExcelで管理を行うことができるかもしれません。しかし先に述べた通り、顧客数が多くなったり、オプションの種類が増えたりするのに従い、Excelでの管理では時間がかかるようになる上、計算ミスが発生しやすくなります。

サブスクリプションビジネス向けの管理システムでは、主に「顧客情報管理」「注文管理」「在庫管理」「決済管理」という4種類の管理データを集約し、それらの操作をシステム化できます。オプションの追加や削除、契約したばかりで料金を日割計算する必要がある場合など、顧客ごとの個別対応に関してもシステムで効率的に処理することが可能となり、経理の事務的な負担を軽減します。

サブスクリプション管理システムの機能

それでは一般的なサブスクリプション管理システムには、どのような機能が備わっているのでしょうか。それぞれの機能を具体的に説明していきます。

顧客情報の統合

サブスクリプションビジネスは、オプションなどの追加状況や契約の状況(契約したばかりで日割り計算が必要な場合など)によって顧客ごとに異なる対応が必要です。そこで、管理システムにおいても顧客情報を管理する機能が不可欠となります。

しかし顧客情報がCRM(顧客関係管理)やERP(企業資源計画)、SFA(営業支援システム)などでバラバラに管理されていると、これらの間でデータの不整合が発生する可能性がある上に、すぐにそれに気づくことが難しくなります。仮に顧客データを個別にチェックするとしても、時間がかかることから、顧客に対してタイムリーなサービス提供ができなくなる可能性もあります。

こうした課題を解決するため、管理システムには顧客情報を一元化できる機能が備わっているのです。また、一元化した顧客情報をマーケティングに使いやすいかたちでレポート作成することによって、プロモーションの最適化を図ることが可能です。

決済機能の連携

サブスクリプションビジネスでは、顧客に対して継続的な課金を行うことから、決済情報の連携が必要です。顧客はクレジット決済やキャリア決済などの定期的な支払いに適した手段を利用することが多いですが、管理システムでは、これらの決済手段についても柔軟に対応します。

さらに決済代行サービスも行えるタイプの管理システムの中には、決済情報を自動的に連携する機能を備えているものもあります。こういった管理システムでは、振込名義人や口座番号といった情報を基にして、請求書の消し込みを自動的に処理することが可能です。これにより経理業務の効率化が実現できます。

請求のデジタル化

サブスクリプションビジネスでは、顧客に対する請求が継続的に発生します。管理システムには請求書をデジタル化する機能が備わっているので、請求関連の書類の作成・送信をオンラインで行えるようになります。またシステムに請求書の発行日などを登録しておくことにより、あらかじめ指定した日時での自動処理も可能です。

サブスクリプション管理システムのメリット

次に、管理システムを導入することによって、ほかにはどんなメリットがあるのかを詳しく説明します。

サブスクリプションビジネスの早期構築

管理システムには、サブスクリプションビジネスを行うにあたって必要な機能があらかじめ用意されています。一から独自に必要な機能をすべて準備するとなると時間がかかりますが、専用のシステムを導入することで速やかに必要な体制を構築することが可能です。シミュレーション機能を使えば、収益モデルの管理も簡単に行えます。

業務の効率化

サブスクリプションビジネスの成長に伴い、経理・会計関連の業務は膨大化し、サービスの拡充によって管理は煩雑化していきます。これらはコア業務ではありませんが、ミスが許されません。専用の管理システムを導入することによって、業務を自動化しヒューマンエラーを減らすことで、より正確にかつ効率的に業務を遂行できます。

売上の向上

管理システムを使用することで業務の効率化が実現でき、顧客対応の最適化や対応時間の短縮化へとリソースを向けることができます。また、顧客情報を詳細に分析しレポート作成することで、きめ細かい顧客サポートが可能となります。その結果として、顧客満足度や売上の向上も期待できます。

サブスクリプション管理システムの選び方のポイント

最後に、サブスクリプション管理システムのメリットを最大限に活かすための選び方について、主に2つのポイントをご紹介します。

必要な機能だけの導入が可能か

ひとくちに管理システムといっても、いくつもの種類があります。サブスクリプションビジネスで必要な機能を一括で提供するものもあれば、機能ごとに連携できるタイプもあります。自社の状況に合わせ一括提供タイプか、たとえば「顧客管理」や「営業支援」、「課金ルールエンジン」「決済代行」など一部機能に特化したタイプを導入するかの検討が必要です。

自社ですでに稼働するシステムとの相性は問題ないか

選定の際は、機能の豊富さやクオリティだけでなく、各種サービスとの連携も重視しましょう。すでに運用している自社システムがあれば、相性に問題がないかどうかのチェックは必要不可欠です。

まとめ

サブスクリプションビジネスの運営において、各種管理や請求などの業務が膨大となることは避けられません。オプションの種類が増え、顧客が増加するにつれ、さらに業務は煩雑化・膨大化します。そこで必要となるのが専用の管理システムです。サブスクリプションビジネスにおける様々な業務を自動化・効率化し、その結果として顧客満足度や売上の向上にもつながることが期待されるので、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。